サークルの参加管理に『超簡単！イベント出欠管理ツール』を紹介します。

超簡単！イベント出欠管理ツール

特徴

無料で使える。

このツールはユーザー登録なし・無料で使うことができます。

無料な分、結構広告が入ってきますが、２０２０年末にはスマートフォンでの視認性が改善されました。

活動・イベントごとにアドレスが発行されます。

このツールの特徴は、１イベントに１アドレスであることです。

※正確には、参加者用と管理者用の２アドレス

その名の通り『飲み会』『ボーリング大会』など単発のイベントの参加管理を行う場合に非常に便利です。

一方で、月に何回も行うバドミントンのサークル活動の場合、活動ごとにアドレスが分かれ、

入口がたくさん出来てしまうので、ちょっと工夫が必要です。

開催日からおよそ３か月で消滅します。

その活動日・イベント開催日から90日で、アドレスが無効になります。

時間が経ってから偶然にサイトが発掘されたりして個人情報が漏洩するリスクは、

この消滅する仕組みがあることで、軽減されています。

【重要】定員の管理が可能です。

バドミントンの活動では、１コートに対して人が集まりすぎると、１人あたりのプレーできる回数が減ってしまいます。

スタンダードなのは１コートあたり８人という参加定員を設けることで、全員が２回に１回プレイすることができます。

このツールは、定員に達すると参加申請が締め切られる仕組みがあります。

これが非常に便利です。

アドレスの発行手順

それでは実際にアドレスの発行手順をお伝えします。とはいえ、たった３ステップです。

バドミントンサークルでの使い方

ここからは、アドレスが発行された後の

バドミントンサークルでの使い方についてお伝えします。

参加登録

参加者はアドレスのページに行くと参加登録画面が現れます。

出欠の項目はデフォルトで参加になっていますので、参加するために、やることは２つ

1. 名前を書く
2. 登録ボタンを押す

となります。

『としかず』『ぺつこ』の２人が登録すると、参加者アドレス先は以下のような画面になります。

バドミントンサークルで使う上でのデメリット

自分でキャンセルができない。

イベント出欠簿の画面のように、参加者の見える画面は『キャンセル』のボタンがありません。

この操作ができるのは、もう１つのアドレスの管理画面になります。

それでは管理画面をメンバーに展開すれば良いのでは？

以下が管理画面の表示になります。

削除ボタンがあります。

しかし、他人の登録も削除できてしまいます。これでは、満員になったときに、誰かを削除して自分を登録したりできるので、事実上運用できません。

同じ人が何回も参加登録出来てしまう。

誤って何回も登録されてしまうことも、想定しておく必要があるでしょう。

活動ごとにアドレスが発行されてしまう。

活動をたくさん行うサークルは、その活動分だけアドレスが発行されてしまいます。

管理をしっかりと行わないと、分かりにくくなってしまいます。

メンバー視点でも、活動ごと、名前の入力が必要になることもデメリットの１つでしょう。

運用方法

これらのデメリットを踏まえて、『超簡単！イベント出欠管理ツール』を利用するにあたって守らなければならないことが２つあります。

❶アドレスを一覧で管理する。

以下のように、アドレスと活動日を紐づけたリストを必ず作成しましょう。

LINEグループのNOTEに記載しても良いです。

❷編集ための管理者を明確にする。

全ての編集を行える人（＝管理者）を明確にしましょう！

その人数が多いと、結局トラブル発生の可能性を高めてしまうので、少ない人数であることが望ましいです。

まとめ